智能档案室

政务外网集中式数字档案馆管理系统主要遵循《数字档案室建设指南》，通过“数据物理集中、权限逻辑分离”的基本思想，构建起虚拟档案室的完整框架，实现“大档案”管理模式。政务网档案服务平台应用范围包括市直各类档案室各种门类档案目录的管理、归档电子公文及数字化处理后的图像影像档案管理。集中式档案室管理系统兼具各单位电子文件、公开现行文件收集、鉴定、保存、发布功能，是今后电子档案移交进馆、提供档案信息资源利用的基础之源。

政务外网集中式档案室管理系统功能图

政务网档案服务平台功能需求如下：

1.2.1.1 档案收集

1、目录导入

政务网集中式数字档案馆管理系统提供数据格式导入接口，实现条目数据导入：在目录导入时系统自动完成源数据和目标数据的匹配，对整理方式为案卷级时，可同时导入案卷目录和卷内目录。提供目录导入、查看记录、查看日志、删除（删除批次、删除批次和记录）等功能。

2、全文挂接

集中式档案室管理系统将全文数据批量挂接到档案条目上，适用于数字化加工形成的大批量电子全文与系统中档案条目的批量对接。提供未挂接目录检索、客户端挂接、历史数据迁移、查看日志（成功日志、失败日志）、删除（删除批次、删除批次和全文）、附件管理等功能。

3、格式包导入

数字档案馆政务网数字档案管理系统还提供标准全文格式包格式，实现格式包导入功能，包括格式包导入、启动任务、查看日志、查看记录、删除（删除批次、删除批次和数据）等功能。

4、电子公文收集

本模块对电子文件数据进行归集，电子文件包括：电子公文及其他电子文件，该模块通过接口方式从业务系统中获取的数据，包括条目数据、全文数据、过程信息及元数据。提供拟归档、浏览、转资料库等功能。

5、整理归档

部门兼职档案员可在本模块维护本人维护分类（机构或问题）的数据，数据维护后提交至单位档案管理员进行统一整理。政务网集中式数字档案馆管理系统提供浏览、新增、修改（批量修改）、删除、报表打印、归档、数据导出、检测、复制、批量录入等功能。

6、资料库管理

通过本模块，立档单位档案管理员可维护本全宗的资料，如在电子公文采集过程中对不需要归档的数据，可加入资料库，作为资料进行管理。同时随着时间的迁移，有的资料可作为档案进行归档，对于这种情况，集中式档案室管理系统提供资料向档案转换的功能。提供浏览、新增、修改、删除、上传电子全文、转档案、看图著录、数据导出、数据导入、无条目挂接等功能。

1.2.1.2 档案管理

1、档案整理

通过集中式数字档案馆管理系统的此项功能，可对接收进馆的数据进行管理，可以进行补充数据比对等操作，对不满足进馆条件的数据可批量退回，退回方式可以流程形式批量退回整理库。提供浏览、新增、修改（批量修改）、删除、报表打印、归档、数据导出、四性检测、整理完毕、编号、退回、移动等功能。

2、档案盒管理

根据纸质管理方式，结合数字档案馆政务网数字档案管理系统完成电子化装盒过程，提供档案管理员对档案盒进行相关维护和打印。提供打印、装盒、拆盒、修改等功能。

3、全宗卷管理

集中式数字档案馆管理系统提供全宗卷管理功能，包括新增、修改、删除、上传、查看、打印等功能。提供全宗卷集中保管，可维护本单位的全宗卷信息，以方便用户可清楚的了解该全宗单位管理过程的情况，还可以了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况，从而为该全宗的进一步科学管理提供必要的依据。新建全宗卷信息。

（1）根据“《全宗卷规范》（DAT12-2012）”要求提供全宗（馆藏）介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类、综合全宗卷的文件材料的维护功能。

（2）集中式档案室管理系统可导出全宗卷信息并打印，支持独立、连续、间断选择全宗卷信息进行报表导出或打印。

4、回收站

提供被删除文件的临时存储功能，可以进行恢复或者彻底删除。提供还原、全部还原、删除、清空等功能。提供类似windows的回收站功能，可对误删除的档案进行还原，同时提供回收站清空功能，可将所有回收站中的档案进行彻底删除。

（1）档案还原时，还原到对应档案门类的最后，并且需要重新编档号。

（2）以卷整理的档案门类，案卷还原时，对应的卷内文件及电子全文一并还原；案卷删除时，对应的卷内文件及电子全文一并删除。

（3）以卷整理的档案门类，不能单独还原卷内文件，要先还原对应的案卷。

（4）回收站中删除或清空，是执行物理删除，后续无法恢复。

5、辅助鉴定

辅助鉴定功能，包括开放鉴定、处置鉴定、密级鉴定、档案销毁。提供新增、修改、删除、鉴定生效、打印等功能：

1.2.1.3 档案利用

1、借阅管理

数字档案馆政务网数字档案管理系统借阅管理模块管理的是和本单位相关的档案借阅，分为内部借阅及外部借阅。提供借阅登记、借阅完毕、修改、审批、删除等功能。立档单位档案管理员，可对本单位内部借阅的记录，对外单位借阅的申请的审批。

（1）可对本单位内部借阅的记录。

（2）集中式档案室管理系统可对外单位借阅申请的审批，审批时可设置外单位可利用的有效期限。

2、借阅申请

1.2.1.4 档案检索

1、一体化检索

提供综合查询等功能为档案利用者提供档案检索功能，支持跨档案类型跨字段的条目一体化检索及全文检索；专题检索：系统提供为利用者提供专题检索以及浏览功能。

（1）支持跨档案类型跨字段的条目一体化检索及全文检索；

（2）检索结果支持关键字标红

（3）全文检索时，可在全文中对检索关键字进行定位；

（4）支持结果中搜索；

2、基本检索

1.2.1.5 网上年检

1、年检通知

数字档案馆政务网档案服务平台发送通知消息和附件，可指定立档单位进行消息发送。档案局监督指导员，根据本年度业务指导要求，给要指导的单位发送通知；

（1）可进行年检通知的创建。

（2）可给指定单位发送年检通知。

（3）可将年检的进度计划、相关要求作为附件与通知一并发送给各立档单位档案管理员。

2、通知接收

立档单位管理员登录集中式数字档案馆管理系统后可在首页看到消息，点击消息进入操作页面。立档单位档案管理员对，档案局下发的年检通知进行查阅。

3、申请材料上报

填写上报表单，支持附件上传。立档单位档案管理员对，根据档案局下发的年检通知要求，进行申请材料的填报，包括：人员情况、业务培训情况、档案整理情况、信息化建设情况。

4、在线监督指导

档案局可在线查看立档单位提交的申请材料，并可在线指导档案目录和全文。档案馆监督指导员可在线查看立档单位提交的申请材料，并在线对立档单位的档案整理情况进行业务指导。

（1）可对立档单位申报的年检材料，进行查阅与审核；

（2）可对立档单位的档案整理情况进行在线业务指导；

（3）可给立档单位在线发送书面反馈信息

5、指导意见

提供指导意见汇总功能。立档单位档案管理员可查看档案局监督指导员的指导信息，并可进行在线反馈。

（1）可查看档案局监督指导员填写的业务指导信息；

（2）可根据档案局的指导意见，在线填写对应的反馈信息；

（3）可对标记为有问题的档案，进行修改；

（4）可在线查看档案局监督指导员发送的书面反馈意见。

1.2.1.6 档案移交

1.2.1.7 档案统计

1.2.1.8 流程管理

集中式档案室管理系统对流程进行管理，审批人全部审批通过后，由申请人在任务单管理中进行生效操作；主要包含：登记箱，待办箱，已办箱，办结箱。

审批人全部审批通过后，由申请人在任务单管理中进行生效操作。主要包含：待办箱，已办箱，办结箱。

以上就是档案管理系统厂家专久智能关于集中式数字档案馆管理系统及政务网档案服务平台的简要介绍，如需要了解更多数字档案馆建设方案的相关内容，请联系客服详询。