智能档案室

专久智能提供的高校数字档案馆建设方案基于高校档案数字化管理系统，主要功能包括数字档案的接收、采集、管理、利用和系统维护。高校档案数字化建设方案包括基础组件平台、高校数字档案管理系统平台、OCR识别、数字签名、系统配置平台、全文检索平台、信息发布平台等。

高校数字档案馆建设项目概述

1.1 项目建设背景

随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题。随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案的重要性，正在努力通过档案信息化融入整个社会信息化的进程，逐步改变传统的档案管理模式并向档案的全电子化、多用户超远程、综合性全方位集中式的现代管理模式发展，通过最先进的技术手段使档案的价值和使用价值得到最充分的体现，由此保持和提升档案部门的社会地位和价值。 

档案管理信息化在各个业务层面都有相应的业务系统承担其工作职责，它们作为传统档案室利用计算机软件、存储及网络技术形成的全新的展现方式，是当今知识经济时代基础信息资源不可替代的部分，能够为广大用户提供科学研究、知识普及智能化服务的全新途径。

国家档案局相关领导深刻意识到，只有积极推进档案信息化建设，才能使全国各地真正地体现体现其价值和作用，也考虑到全国各地档案信息化水平参差不一，为了使档案信息化建设达到规范化的标准，在2010年6月，国家档案局正式颁布了《数字档案室建设指南》，要求全国各省、自治区、直辖市按照指南中的内容执行工作，这进一步明确了国家对数字档案室建设目标、内容、要求。

2021年6月，国家颁布的《“十四五”全国档案事业发展规划》又为全国各地描绘了“十四五”时期我国档案事业发展的宏伟蓝图，明确了今后5年档案事业发展的指导思想、主要目标和任务以及保障措施，是动员和组织企业档案工作者把档案事业不断推向前进的纲领性文件。

《高等学校档案管理办法》中明确规定“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”

从以上国家在各个时期颁布的规划、方法及条例，证明了我国对档案管理事业的重视程度，国家的档案管理事业的规划真正逐步走向规范、先进的行列，并且将档案管理事业融入到各行各业中，使档案工作能够全面的为社会服务。

经过多年来全国各地高校档案馆（室）的建设，我国高校档案管理工作已经迈入了信息化阶段，正处于档案信息化与社会信息化同步发展且融入其中的关键时期。可以说，高校档案信息化事业的发展正在飞速发展同时也面临着挑战，需要在科学发展观的指导下，积极面对、全面规划、统筹安排、采取妥善的方法和步骤，使全国高校档案信息化事业与社会化的信息化协调发展，为创建和谐社会做出应有的贡献。

1.2 现状分析

以下从数字档案馆系统平台建设、数字化资源建设资源建设两个方面描述大学档案馆建设情况：

档案管理系统平台建设情况：

目前高校档案馆使用系统南大之星档案系统，已经不能满足高校数字档案馆建设需要，同时系统也不满足《中华人民共和国档案法》、《电子档案管理系统基本功能规定》、《“十四五”全国档案事业发展规划》等相关标准要求。目前该系统已经制约了档案管理业务的发展，尤其是在档案信息化体系建设中，其功能缺陷成为了数字化档案馆建设进一步发展的瓶颈，制约高校档案馆“服务学校、服务师生、服务社会”的职能目标。

数字资源建设情况：

高校档案馆目前现有馆藏综合档案卷5万6千卷；以件为单位管理的档案约有1万件；照片档案约有2万3千张；实物档案约500件；人事档案5400余人，按照国家档案局在电子档案方面“存量数字化、增量电子化”的管理规定，大学档案馆目前对部分基建、文书类档案进行数字化扫描。但档案馆馆藏量较大，需大量人员完成数字化加工工作。 

1.3 系统建设目标

根据高校数字档案馆档案信息化建设情况及《中华人民共和国档案法》、《“十四五”全国档案事业发展规划》相关要求。对本校档案信息化建设提出以下建设意见，通过系统规划，在“十四五”期间，完成高校档案馆信息化建设，建立成全国高水平数字档案馆，同时实现档案馆“服务学校、服务师生、服务社会”的职能目标。

一、2022年完成完成数字档案馆应用平台、硬件平台建设。

高校数字档案馆应用平台建设包括：

校园局域网平台建设：综合档案管理系统、干部人事档案管理系统、声像档案管理系统、电子档案长期保存系统、数据分析展示系统、学籍档案管理系统、自助档案查档一体机系统、校报管理系统、成绩单翻译系统、档案业务一网通办系统。实现馆内多载体电子档案收、存、用一体化管理。建立上接OA系统、教务系统，实现立档部门电子文件收集、归档、管理、利用、移交，下连数字档案馆的档案资源总库管理子系统的高度集成化档案信息平台。

互联网平台建设：档案馆信息门户网站、档案远程利用预约系统、移动端档案服务系统，通过互联网平台建设实现多途径档案利用问题，实现疫情期间互联网档案业务预约办理。同时通过档案远程利用预约系统及电子签字系统建立。实现档案电子档案跨区域查询利用。通过档案远程利用预约系统与专业电子签章系统集成， 实现可信电子档案，使电子档案业务办理、流转、审核过程合法化，实现档案业务一网通办系统。

档案馆硬件平台建设包括：网络硬件设备、服务器硬件设备、机房环境控制设备等。

二、2023年完成馆藏重点文物档案及高利用率档案数字化加工工作，声像实物档案多样化种类采集工作。

三、2024年完成馆藏档案70%数字化加工工作；完成国家数字档案馆建设基础指标。同时完善相关管理制度及服务管理体系建设。

四、2025年完成馆藏档案100%数字化加工工作。实现档案馆业务全流程网上办理。

高校数字档案馆系统平台建设

2.1 整体框架设计

1、系统层

系统层是整个档案系统的支撑平台，包括网络、主机、储存、备份设备、系统软件等信息系统运行的物理设备以及信息资源建设的软件环境，是任何一个信息系统正常运行所必需的基础条件。

2、数据支撑层

即档案信息的数据库，它是档案管理系统的核心。

3、应用数据层

档案管理系统的应用数据层包括档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体数据库、管理流程数据库、标准规范数据库、系统审计数据库和法律法规数据库。

4、平台工具支撑层

包括基础组件平台、系统管理平台、系统配置平台、全文检索平台、信息发布平台、接口服务平台、工作流平台、报表平台、隐秘数据保护平台、多媒体处理工具、EEP封装工具、脱机光盘工具、通用文件浏览器、OCR识别、版式固化、四性检测、数据采集、大数据分析、数字签名、安全打印、知识图谱、可信认证、电子文件长期保存和电子文件版本控制等多个工具技术，为应用系统提供支撑，架构在平台上的应用系统一方面可以缩短开发周期，降低系统建设风险，另一方面可以提升系统的性能和稳定性。

5、系统应用服务层

方案建设的应用系统功能，其中包括：综合档案管理系统、干部人事档案管理系统、声像档案管理系统、电子档案长期保存系统、数据分析展示系统、学籍档案管理系统、自助档案查档一体机系统、校报管理系统、成绩单翻译系统、档案业务一网通办系统、档案信息门户网站、档案远程利用预约系统、移动端档案服务系统等组成。

6、数据接入层

档案管理系统可以与其他外部系统对接，并对外提供利用服务等。外部系统也可以将其信息数据移交到档案系统中，便于统一管理、保存和利用。

2.2 平台特色亮点

2.2.1 高兼容、高稳定

本次数字档案馆系统用到的综合档案系统具备高兼容性、高稳定性

数据库系统：支持MY Sql、Oracle、MS Sql Server、DB2、达梦、人大金仓等目前主流的数据库系统；在用户未采购正版数据库情况下，可使用开源MYSql数据库，避免版权问题。

客户端浏览器：火狐浏览器；谷歌浏览器；360浏览器等国内外先进浏览器。

客户端分辨率：1024*768及以上（自适应）。

2.2.2 高度融合性

方案设计除考虑建设数字档案管理系统外，同时融合高校特有学籍档案管理系统、成绩单翻译系统、校报档案管理系统等业务系统，方案设计时考虑高校档案馆业务的负责性融入电子签章技术，保障数据真实、可信。

2.2.3 防伪防泄漏功能

系统具备防伪防泄露水印功能。系统能够灵活设置自定义文字水印、当前登录账号名称水印、图片水印。能够灵活调整水印透明度、水印角度、水印位置。需要在电子文件预览页面自定义设置水印，并预览水印效果。

2.2.4 手写体OCR识别技术

电子档案的利用核心是电子文件内容，目前大量的电子文件由于数字化处理后形成的格式大多数是以图片或者单层PDF的格式生成，因此给电子文件的利用和检索带来极大的不便，本次数字化档案馆建设项目中的综合档案管理系统。自带手写体OCR识别引擎，能对各类格式的文档自动进行OCR识别。OCR识别准确率普遍高出目前市场先进水准很多。同时具备自主学习功能，通过自主学习，不断提升手写体识别率。OCR识别后支持在线查看OCR识别内容，支持对识别有误的数据进行编辑和修改。经过OCR识别完成的电子文件支持通过关键字对电子全文进行模糊查询，极大了提高了电子档案的利用效率。

2.2.5 人脸识别搜索

随着计算机技术的飞速发展，用户对电子档案的利用要求也越来越高，人脸识别技术应用场景也越来越普遍，本项目中人脸识别技术主要用于声像档案管理系统，支持用户通过输入人脸照片对系统中的类似的人脸图片进行快速检索，实现目标人物照片档案的快速查询和利用。

2.2.6 遮盖打印功能

支持在不安装插件的情况下，浏览器在线进行遮盖式打印，能同时遮盖多个位置并且遮盖部分可以设置任意颜色，支持直接打印和导出当前页。

2.2.7 电子归档章

系统支持给电子文件加盖归档章。支持设置不同的归档章样式。比如归档章单行多行、是否显示表头、归档章位置等设置。支持针对不同门类设置不同的归档章组成字段。

2.2.8 智能搜索引擎

系统集成语义分析引擎，可实现对自然语义分析功能，包含同义词转义，敏感词过滤等。如搜索我校时，可将某某大学一并检索。

系统集成关联检索引擎，例如检索某合同信息可将关联档案信息一并关联展示。检索某某会议文书档案可关联会议照片档案。

2.2.9 集成钉钉、微信公众号功能

系统支持在企业微信APP端查询档案，预览电子文件。并且具有档案借阅功能，借阅审核功能。

2.2.10 高清处理功能

系统集成高清处理功能，可通过系统对重要档案进行批量高清处理，包括字迹加深、印章重描、污迹处理、衬托背景色等，提供电子档案使用质量。

2.2.11 支持国产OFD版式文件

系统支持 国产OFD文件上传、下载。在不安装插件的情况下，在线预览。

2.2.12  3D库房展示

三维虚拟库房模块利用三维仿真技术，形象逼真的模拟档案馆（室）的真实场景，利用档案存放位置三维坐标化，实现档案查询精确空间定位，智能查找定位档案室、档案柜以及所在的档案柜精确位置。实现库房状况概貌管理；档案出入库管理、档案上下架管理、库房剩余空间智能盘点；虚拟与实景照片结合。

系统支持对档案库房空调、温湿度、除湿加湿净化机一体机、红外、门禁、安防、消防、漏水、空气质量、有害气体等，集中统一监控管理，可通过内网远程浏览、设置系统各项参数，修改后立刻生效，无需重启系统；根据实际环境导入实景3D模型。

2.2.13 简洁易用批量操作功能

支持批量条目导入和批量电子文件挂接，支持目录电子文件一键上传自动匹配，自动关联。

同时支持档案数据批量修改、电子档案批量下载。

2.2.14 无插件电子文件通用预览技术

随着档案信息化的不断推进和逐步深入，各种电子文件格式大量产生，如文档、网页、图片、音乐、视频等等，用户客户端需要预装各种电子文件对应的插件，否则将不能浏览该电子文件，这给用户在线浏览电子文件带来了很大不便。

本项目中所包含的各类应用系统均支持无插件电子文件通用预览技术，在不安装任何插件的情况下，通过客户端浏览器即可在线预览各种常见格式的电子文件，如：

文档类：txt、xml、doc、xls、ppt、doc、pdf等

图像类：jpg、jpeg、tif、tiff、gif、png等

音视频类：wav、mp3、mid、wmv、avi等

2.2.15 档案业务流程化管理

各类档案业务可在系统内进行流程化管理，避免出现线上、线下同时操作的问题

系统内完成兼职档案员数据移交、审核归档。

系统内实现纸质档案、电子档案借阅审批、登记、归还流程化操作

系统内完成档案鉴定销毁流程。

（以下内容略）

2.4 系统功能介绍

2.4.1 综合档案管理系统

高校数字档案管理系统开发以国家档案局颁布的《数字档案馆建设指南》中对档案信息化系统的相关指标为指导，结合高校在档案信息化中的功能需求总结研制而成。支持档案的收、管、存、用全过程管理，包含对高校党群、行政、教学、基建、科研、财务、外事、出版、声像、实物等各类档案收集、审批、归档、查询、统计、打印、鉴定、借阅、编研等基本功能，满足了用户对档案的收、管、存、用四个方面的要求。软件总体功能设计如下图所示：

系统功能如上图所示，主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务部分和系统维护部分。

其中档案业务部分包括：文件管理、收集整编、档案管理和开发利用四部分；涵盖了档案业务中的收集整理、档案管理、信息利用和鉴定销毁等工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员。档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或手工辅助实现档案的各项业务工作。

信息服务部分可以为用户提供方便、快捷的档案信息利用服务，其中包含：档案检索、赋权管理、预约借阅、在线收集等功能。

系统维护部分主要提供了一套系统的个性化定制工具，可以针对本单位的档案管理需求和规范，定制符合本单位使用的档案系统。

另外，可以提供与OA系统或其他应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和数据交互。

高校数字档案管理系统的功能结构如下图所示。

2.4.1.1 高校档案数字化管理系统主界面

2.4.1.2 档案收集

2.4.1.2.1 文件收集

文件收集主要完成文件和资料的前期收集和管理工作。主要包括文件管理（收发文）、工程资料管理和其他资料管理。数据主要来自部门文书移交数据（未从OA系统中流转的收发文等信息）和其他系统产生的有价值的信息，文件管理的结构依据用户档案工作前置的要求将档案所要管理的内容前置到OA系统中，档案人员仅进行审核工作，不再重复录入。

（以下内容略）

如需要完整版的高校数字档案馆建设方案和高校数字档案管理系统，请联系客服索取。 -