智能档案室

数字档案馆应用系统建设根据《数字档案馆系统测评办法》要求中的“系统功能”要求的接收、管理、保存、利用、系统管理等5个系统指标进行建设。馆藏资源管理系统是数字档案馆一体化平台的核心产品，通过馆藏档案综合管理系统的运行，实现对档案信息和档案业务的管理，建立涵盖所有数字档案的接收库与管理库，包含数字化馆藏档案管理流程中所涉及的各个重要环节，并基于多维度的数据分析功能可以让用户清楚的了解目前档案馆的馆藏数据量、全文数字化率、各年度的档案进馆数量等信息。

局域网馆藏资源综合管理系统功能图

馆藏资源综合管理系统是面向档案馆的局域网内部应用系统。它以建立档案核心资源总库为目标，可以实现包括档案、现行文件、图书资料等多方面的管理，涵盖了信息资源的接收、管理、保存、利用、检索、统计等全过程规范化管理，提高档案馆业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足利用者和档案管理者需求。功能模块如下：

1.1.1.1 档案接收

1、数字化成果接收

馆藏资源管理系统数字化成果接收模块是对立档单位数字化成果的接收，提供：目录导入、全文挂接、成果接收、格式包导入。

（1）目录导入：提供源数据和目标数据自动匹配、日志查看、导入数据查看、导入批次记录、导入时不规则数据检测。

（2）全文挂接：提供按档号匹配、多字段匹配等方式将数字化副本挂接到档案条目上。

2、电子档案接收

馆藏资源管理系统电子档案接收模块是对电子档案进行接收。提供接收等级、导入日志记录、导入数据查看、移交接收登记表的维护、导入批次自动生成功能。

3、数据库接收

馆藏资源管理系统数据库接收模块实现了数据库类型文件的接收。提供DBF文件的导入、导入日志记录、导入数据查看、导入批次自动生成功能。

4、档案征集

对社会公众的珍贵老档案资料提供征集功能。馆藏档案综合管理系统提供征集新增、数据导入、电子全文维护、修改、批量修改、删除。

5、接收管理

对上各种方式接收的档案进行管理，提供档案类型树切换、档案条目的新增、修改、批量修改、删除、电子全文维护、档号编制、档案浏览、四性检测、连续检测、为空检测、重复检测、目录打印（归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、全引目录等）、数据导出、格式转换。

6、回收站

类似Windows的回收站，记录接收库中删除的档案。提供已删除记录的还原、彻底删除。

7、接收流程审批

提供档案接收环节的流程管理功能。

1.1.1.2 档案管理

1、数字化成果导入

满足馆藏历史数据迁移的功能，馆藏资源管理系统数字化成果导入模块与数字化成果接收模块的区别是，该模块的数据导入后进入管理库。该模块包括目录导入、全文挂接、成果导入。

2、档案整理

对接收进馆的数据进行管理，提供档案类型树切换、档案条目的补充修改、四性检测、对不满足进馆条件的档案退回接收库、电子文件查看、档案浏览、目录打印、数据导出。

3、全宗卷维护

提供全宗卷集中保管，可维护各单位的全宗卷信息。提供全宗卷的新增、修改、删除、上传文件、导入全宗卷目录、导出全宗卷目录、全宗卷目录打印。

4、编辑发布

馆藏档案综合管理系统编辑发布模块是为了将本系统的各种档案信息资源根据开放级别要求发布到各网段中。如可将开放档案发布到政务外网、互联网。发布数据需提交领导审批、审批流程跟踪。同网段在线发布、跨网段脱机发布。

5、辅助鉴定

提供开放档案鉴定、保管期限鉴定、密级鉴定、销毁鉴定。各种鉴定方式提供鉴定方案的维护、提交鉴定流程、鉴定流程跟踪、鉴定结果生效。

6、档案销毁

对处置鉴定中鉴定为销毁的数据可以进行销毁鉴定。销毁鉴定的流程通过工作流配置，销毁生效后实体档案销毁，电子档案不做销毁，但是需标注已鉴定销毁。提供销毁方案的维护、提交流程、流程跟踪、销毁结果生效。

7、管理流程审批

提供档案管理环节的流程管理功能。如档案鉴定流程、档案信息发布流程等。

1.1.1.3 档案保存

最大限度保障电子档案载体的有效性，信息的真实性、完整性、可用性和管理信息系统的安全性。按照策略实施相应的软硬件技术措施，同时配套实施相应的管理制度，确保电子档案的长期、有效保存，包括策略管理、存储环境管理等。

提供保存策略方案新增、修改、删除功能，根据方案中抽样率自动调取档案、打印保存策略登记表、附件上传功能。

1.1.1.4 档案利用

1、档案智能编研

馆藏资源管理系统档案智能编研模块提供展板、期刊、文件的编研，包括：编研成果上传、编研成果的电子书展示、编研成果PDF模式展示。

通过对数字档案的分析，根据新词汇或特定关键词汇自动形成编研专题，自动提取内容相关的档案作为专题的素材，自动生成专题成果。

用户在查看档案时，把档案加入到某个汇编中。在编制汇编时，可以从档案库中挑选档案进入到汇编目录中。

在成果编制工具中，集成了档案搜索、在线查看、文稿校对功能，实现“一边写一边查”“一边写一边核”。

针对不同种类编研设定不同稿件模板，每个模板设置包括目录大纲、章节素材来源配置等。针对档案文件进行碎片化处理，按稿件模板的章节设置，从档案库精准抓取碎片内容，组装成一个稿件。

2、专题组织

提供跨档案类型组织专题功能。组织专题是根据专题的内容从海量档案文件或照片库中选择与主题有关的档案或照片。

提供专题分类维护、专题维护、调取档案、专题发布功能。

1.1.1.5 档案检索

1、一体化检索

馆藏档案综合管理系统一体化检索模块支持跨档案类型跨字段的条目一体化检索及全文检索；提供跨档案门类检索、全文检索。

利用云计算和大数据技术使系统支持亿级别条目和PB级数据的存储、管理和利用，能对结构化，半结构化及非结构化数据进行管理和分析，支持档案标准要求的各类数据格式，通过人工智能技术实现基于档案的语义理解档案搜索。输入搜索条件时，针对未完整的字词进行补全，例如：“习近”补全成“习近平”，“城市总”补全成“城市总体规划”。在输入完搜索条件时，系统自动推荐条件相关词汇，例如：“城市总体规划”推荐“总体规划”“珠江三角规划”“城乡规划”等。

从档案中抽取图片资源，汇集照片档案，对图片资源进行自动化分类，形成图片资源库。输入关键字、短句，可以查找相关图片；上传一个图片，可以查找同类图片。

2、基本检索

根据查询条件对选择的档案类型进行查询，基于数据库进行检索。提供关键字检索、检索结果展示功能。

基本检索：通过基本条件的筛选对档案条目进行检索。

关键字标红：检索结果支持关键字标红。

3、高级检索

自定义查询条件对选择的档案类型进行查询，基于数据库进行检索。高级检索需要先选择档案类型，可逻辑组合查询条件对档案条目进行检索。

1.1.1.6 档案统计

1、档案统计

馆藏资源管理系统档案统计模块按照收集、管理、保存、利用等维度展示对应的统计表或统计图。

基于大数据分析技术，可按门类、保管期限、形成时间、单位、利用次数、利用效果（服务评价）等方式统计，满足数字档案馆测评要求。同时展示模式支持表格、饼图、柱状图、仪表盘、折线图等。

2、年报统计

馆藏档案综合管理系统提供年报管理功能，档案年报的格式参照国家档案馆的标准格式，年报中的信息均为人工填写。

3、自定义档案统计

根据业务后台管理系统中的报表定义功能，用户可自行定义档案报表。

1.1.2 电子阅览室系统

局域网电子阅览室系统功能图

电子阅览室系统提供查档用户的自助查询，减少档案接待和保管人员工作量，减少实体档案磨损。数字档案馆应用系统建设可实现档案查询、利用管理、档案检索、档案统计、档案定义和系统管理的信息化管理。

1.1.2.1 档案查询

查档用户通过窗口接待人员授权后，可登录电子阅览室系统客户端。查档用户登录系统后可查看授权档案，对授权档案可进行查询、下载打印申请等工作。

1.1.2.2 利用管理

1、利用登记

提供档案接待利用功能，档案馆接待人员通过该模板完成日常接待工作，包括电子和实体的利用。

提供利用单登记、查档者身份信息的、查档者历史查阅信息查看、电子利用提交审批、实体利用提交审批、实体利用通知库房出库、流程跟踪、利用完毕填写利用效果、利用记录导出、利用登记单打印功能。

该模块可以实现与IC卡识别仪、二代身份证识别仪、高拍仪等外设的集成，可以实现身份授权和身份识别（人脸识别、人证对比等）等功能。

2、查档者管理

提供查档者的管理功能，并可浏览该查档者历史利用档案。

（1）记录所有道馆查询用户的信息；

（2）可查看每个查档者，历次利用档案记录；

（3）对已授权到电子阅览室客户端的查档者，可撤销授权。

3、查档预约

为减少查档人员的排队等待时间，系统提供查档预约功能，即查档人员在进馆查档之前先通过电话预约或网络预约等方式进行查档预约，接待利用的工作人员根据实际工作情况回复。

提供预约单登记、修改、删除、预约回复功能。

4、借阅车

类似购物车功能，主要方便用户操作统一将通过多次检索结果统一进行借阅登记操作；可从借阅车选择档案填写利用单、也可从借阅车中移除。

5、利用流程审批

馆藏资源管理系统利用流程审批模块对档案接待利用过程中，电子利用和实体利用流程的管理。

（1）查看当前用户待审批的流程记录。

（2）查看当前用户完成审批的流程记录。

（3）查看已经办结的流程记录。

（4）可以图形化方式查看流程的审批过程。

1.1.2.3 档案检索

1、一体化检索

（1）支持跨档案类型跨字段的条目一体化检索及全文检索；

（2）检索结果支持关键字标红；

（3）全文检索时，可在全文中对检索关键字进行定位；

（4）支持结果中搜索；

（5）可记录个人历史检索关键字；

（6）可记录个人历史浏览记录。

2、基本检索

馆藏档案综合管理系统基本检索模块根据查询条件对选择的档案类型进行查询，基于数据库进行检索。提供关键字检索、检索结果展示功能。

基本检索：通过基本条件的筛选对档案条目进行检索。

关键字标红：检索结果支持关键字标红。

添加到借阅车：将检索记录添加到借阅车中。

3、高级检索

自定义查询条件对选择的档案类型进行查询，基于数据库进行检索。

已定义查询条件：查看已经定义的查询条件，可设置逻辑结构“或者”“并且”“组合”“拆分”或者删除查询条件。

历史查询条件：对检索条件提供保存，删除操作，对已保存的检索条件提供修改操作。

1.1.2.4 档案统计

系统对利用过程的展示对应的统计表或统计图。可按利用次数、利用效果、利用目的等方式统计，满足数字档案馆测评要求。同时展示模式支持表格、饼图、柱状图、仪表盘、折线图等。

（以下数字档案馆应用系统建设方案内容略）

以上就是数字档案馆建设厂商专久智能关于馆藏资源管理系统的简要介绍，如需要了解完整的馆藏档案综合管理系统解决方案，请联系客服详询。