智能档案室

专久智能是国内领先的企业内容管理软件及档案室档案信息化解决方案供应商。主要从事文档管理，档案管理系统、智慧档案馆、数字档案馆，智慧图书馆、图书馆信息化，档案数字化及客户信息化整体解决方案的制定。

一、档案馆室的当下困境：

1、面临的挑战-档案收集：档案资料收集难！

档案分散：很多企事业单位没有专门的档案管理部门或管理人员，档案分散在不同系统或办公区，甚至将档案随意堆放

收集工作麻烦：档案管理人员手动逐一收集分散在各处的档案资料

资料提交难：很多未归档的文件还需要反复使用，难以提交给档案管理人员，影响档案归档工作的进度

收集情况不明：档案收录不及时，不完整，档案管理人员无法实时了解档案的收集情况

2、面临的挑战-档案整理：手动整理档案工作量大，一旦出现失误，需耗费大量的人力物力重新返工！

Excel管理不方便：通过excel管理档案目录，档案信息难统计、检索及筛选，操作极不方便

不断重复录入操作：不断重复进行档案录入的操作，耗时长，易出错

电子档案信息管理混乱：与电脑中的各类文档掺杂在一起，管理不便

手动工作量大：手动编辑背脊、封面、备考表、案卷目录、卷内目录等

3、面临的挑战-档案利用：档案利用效率低，档案及档案管理人员的工作价值难以体现！

借阅手续繁琐，使得借阅人员的档案借阅意愿不强烈，导致档案利用率低，管理者不愿投入资源到档案管理工作中

借阅期间，时刻担心档案损坏或丢失，到期未还时还要不断催还

档案查找困难；有人借阅档案时，档案管理人员需花费大量的时间进行查找，工作效率低下

档案借出状态无法准确及时掌握；实体档案外借后存在安全风险；档案资料往往只有一份，无法实现多人同时借阅

档案统计不及时、档案资料或统计记录缺失、统计不精准等，导致档案情况无法知晓，影响领导决策

4、面临的挑战-档案鉴定：鉴定/销毁流程繁琐！

手动筛选档案：档案员需在大量的档案中，手动筛选到期需销毁的档案

鉴定组必须全员到场：需要专业鉴定的档案，先找到并整理出纸质档案，然后请来专家组进行鉴定工作

鉴定步骤复杂：档案鉴定步骤复杂，且鉴定人员难凑

5、面临的挑战-安全风险：档案随时有损坏或丢失的风险！

人员变动带来档案风险：因档案资料存放在档案员个人电脑中，档案管理人员退休或者岗位变动，易导致丢失或损毁。

历史档案不完整：历史档案因年代久远或保管不善，导致损坏或丢失严重

归还不及时：借出的档案催还不及时，造成损坏或丢失

档案存在灾害风险：水火无情，各种灾害造成大量档案损毁，无法恢复，给企业带来的损失不可估量

档案管理人员责任重大：合同档案、财务档案等重要档案一旦缺失，将给企业带来重大经济损失，相应的档案管理人员也将因此被追责，轻则失去工作，重则面临牢狱之灾。

二、专久智能档案管理信息化解决方案

1、系统设计标准：专久智能档案管理系统依照国家档案局制定的相关国家标准设计：

DA/T 22-2015 归档文件整理规则：规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

DA/T 1-2000 档案工作基本术语：确定了档案工作的基本术语及其定义。

DA/T 18-1999 档案著录规则：规定了单份或一组文件、一个或一组案卷项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

DA/T 42-2009 企业档案工作规范：确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

DA/T 13-94 档号编制规则：规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

其他标准：GB/T 11822-2008  科学技术档案案卷构成的一般要求；GB/T 50328-2014  建设工程文件归档整理规范等。

2、档案室档案信息化建设方案-档案全生命周期

档案收集：档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动

档案整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程

归档入库：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室(馆)保存的过程

档案利用：利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动

档案销毁：经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程

档案鉴定：判定档案真伪和价值的过程

档案统计：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动

档案编研：档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著

3、档案管理信息化解决方案业务架构图

档案管理功能体系从档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用到编研，实现集中、安全的管控

（以下档案室档案信息化建设方案内容略）

以上就是专久智能关于专久档案管理系统软件的简要概述，如需要了解档案管理信息化解决方案的更多内容，请联系客服详询。