行业动态

为了确保准确性和安全性，并保持档案的整洁有序，要定期的的单位的干部人事档案进行整理与清理工作。干部人事档案整理步骤与要求如下：

1、 分类

第一类：履历类材料

第二类：自传和思想类材料

第三类：考核鉴定类材料

第四类：学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料

4-1学历学位材料

4-2职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料

4-3科研学术材料

4-4培训材料

第五类：政审、审计和审核类材料。

第六类：党、团类材料

第七类：表彰奖励类材料

第八类：违规违纪违法处理处分类材料

第九类：工资、任免、出国和会议代表类材料

9-1工资材料

9-2任免材料

9-3出国（境）材料

9-4招录调动参加会议的代表登记表等材料

第十类：其他可供组织参考的材料

2、 排序

排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。

1．按材料形成的时间排序

适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。

4-1学历学位材料中将各学历阶段分开后再按时间排序，即本科、硕士、博士等各学历阶段材料连续不相混。

2．按材料的内容以及材料之间的内在联系排序

适用于第五、六、八类材料。

第五类、第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。

第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，其他材料可按时间先后依次排序。

每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页右上角编上类号和顺序号；材料正面的右下角，材料反面的左下角逐页编写页码。

页码的编写方法：

（1）凡有图文、表格的页面，每面作为一页；

（2）有封面的材料从封面开始编写；

（3）空白纸和托裱用的衬纸不计页数；

（4）复印件和原件应视为一份材料，只编写原件页数。

3、 编目

分类、排序完成以后，档案材料从实体上来说就已经形成了一个体系，编目就是要把这种体系体现出来。卷内目录置于一卷之首，是档案内容的纲目和查阅的索引。

1、档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清

楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写，因为这些字迹材料的耐久性达不到档案保护的要求。

2.档案目录不能粘贴涂改，否则难以判断是因为档案材料被故意抽走后涂改的目录，还是目录填写错误后进行的涂改。

3．“材料名称”根据材料题目填写

4．“材料形成时间”填写材料落款时间。

5．“页数”填写材料的页数。

6．“备注”填写需要说明的情况。

7．书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

4、 技术加工

为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

①.纸张破损或字迹不符合要求的材料应进行复制

②.幅面过大的档案材料应折叠或剪裁。

③.幅面过小的材料应进行托裱

一是材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

二是禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连。

5、 装订

装订是干部人事档案材料转化为档案的最后一道程序。

装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。

装订要求：结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏。

不能过分追求“四边齐”左边与下边齐整即可

目前使用的干部档案卷夹厚度一般有3种规格：25mm、35mm、45mm。

各单位应根据所管理档案的实际情况，选择厚度适宜的档案卷夹。

干部人事档案为便于管理，尽量减少分卷。如果实在太厚，应该分成两卷装订。

分卷装订时，必须保证同一类材料分在同一卷中。