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一般的数字档案管理系统基本功能主要包括收集、管理、保存、利用及系统管理等五项内容和功能。下面就这五项基本功能进行一些简单的介绍。

（一）收集功能：档案系统软件应当具备接收电子档案、传统载体档案目录数据及数字化产品的功能。

1．应当符合《电子档案移交与接收办法》中关于电子档案接收的相关规定。

2．应当具备批量接收档案条目信息和挂接电子原文的功能。

3．应当提供接收传统载体档案数字化产品的功能，能通过用户配置接收各种符合《档案数字化加工规范》的档案数字化产品，接收的方式要具备开放性、灵活性，不能为接收不同组织结构和存储格式的数字化产品设置技术壁垒。

（二）管理功能：能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作，并实施有效控制，使无序信息有序化。系统应具备以下功能：

l．系统数据组织功能，具备多种分类方式，可定制、可扩展。

2．档案编目功能，可定制模板，模板字段可增删、改变类型、调整顺序等。

3．目录数据与内容数据关联功能。

4．辅助人工完成档案的开放鉴定，建立开放档案信息库。

5．辅助实体档案管理功能。

6．过滤重份数据和重新分类、编号。

7．各类数据统计管理功能。

（三）利用功能：能够实现档案查询、资源发布、开发利用、信息共享、工作交流、统计分析等功能。

1．具备利用登记注册功能。

2．具备档案利用审核、审批功能。

3．具备在线全文阅览功能。

4．具备阅览服务接待管理功能。

5．具备多种方式和途径检索档案信息功能，包括对档案原文的全文检索功能。

6．具备档案信息的收集和深度挖掘、剪辑功能、辅助写作功能。

7．具备档案利用目录数据和全文数据打印功能。

8．具备不开放数据控制利用功能。

9．具备档案远程检索开放式接口。

10．具备利用过程记录监控功能。

11．具备利用统计和分析功能。

（四）保存功能：应能够实现对数字档案长久的安全保存，对数据进行备份及恢复，以及对档案数据可读性、完整性、有效性的检测的功能。

1．系统中档案信息数据库（包括目录数据、全文数据）与系统运行信息数据库要相互独立，不能对档案信息数据库采取任何形式的加密，在软件系统出现故障或使用授权终止后，档案信息的安全不受威胁。

2．档案长期保存数据库与档案利用数据库要独立保存，同时要具备确保两者内容一致的同步机制。

3．具备数据格式转换功能。

4．具备对档案保存载体的定期自动检测和抽检功能，确保档案数据的可读、可用。

5．具备数据备份恢复功能。

6．具备在线备份与离线备份功能。

（五）系统管理功能：系统应具备用户管理、系统审计和日志管理、数据字典、流程配置等系统管理功能，保证系统的有效、安全运行。

1.具备用户设置与赋权功能。

2.具备角色设置（单位人员依职务在系统中的授予权限管理）功能。

3.具备系统管理员、安全员、审计员三员设置功能。

4.具备群组管理功能。

5.具备身份认证功能。

6.具备信息生成、处理、传输、审核、发布等流程配置功能。

7.具备数据字典功能。

8.具备日志记录功能，对档案数据的增、删、改等操作要做到能记录、可追查、可审计。

9.系统应当能够批量导入或导出数据，导入导出数据应采用开放、通用的结构和格式，保证档案数据在不同系统、不同平台之间的顺利迁移。

以上就是专久智能关于数字档案管理系统基本功能包括哪些内容和功能的简要介绍，如需要了解更多数字档案室建设方案，请联系客服详询。