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排架,即排列上架,通常是指将整理规范的档案移交至档案库房后,库房工作人员依据计划、遵循规律,将档案有序排列到档案柜或档案架上的操作。当归档文件整理完毕并装入档案盒后,便可以开展上架排列工作。
档案排架注意事项有哪些?
1.分类清晰准确
严格依照档案分类方案开展分类工作,务必保证同一类别的档案集中放置。
2.顺序排列规范
在同一类别的档案按照档号先后排架,小号在前,大号在后,确保中间不漏号、重号、错号。
3.适当预留空间
档案馆在排列档案时,全宗和全宗之间适当预留空间,便于后续存放新档案;档案室在排列档案时,年度和年度之间适当预留空间,便于遗漏档案的增补。
4.标识明确醒目
在档案架、档案柜上应设置清晰明确的标识。标识内容应涵盖档案类别、年度、起止编号等关键信息,便于快速定位与查找档案。
5.保护档案安全
排架过程中需注意轻拿轻放,防止对档案造成物理损伤,如撕裂、折皱等。同时,要关注档案存放的环境条件,避免档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。排架区域应保持干燥、通风,将温度和湿度控制在适宜范围内。
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