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一般，缩微摄影和档案数字化针对的都是纸质档案，一张纸分正反面，一面即一页。正常情况，一页应当拍摄为一幅缩微胶片，一页应当扫描为一幅数字图像。由于纸张宽度、摄影距离、扫描范围幅面等原因，一页可能缩微拍摄为几幅缩微胶片，一页可能数字化扫描为几幅数字图像。

档案数字化是用扫描仪等设备对档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。档案数字化的对象可以是纸质档案、照片档案、录音磁带、录像磁带、实物档案，还包括缩微胶片。档案数字化的优势是便于管理利用、信息开发、资源共享，弊端是易于修改、病毒、泄露、损毁、丢失，磁性存储介质寿命短。

缩微摄影是在感光材料（胶片）上记录缩微影像的技术和过程。缩微胶片的优点是存储寿命长，有利于信息长期安全保存，可以保管100年以上，缩微胶片的存储条件比较严格，存储地点、温湿度要符合严格标准，档案利用较为复杂繁琐，需要特定设备，不适宜大量利用。

缩微档案技术利于档案的长期保管，档案数字化利于档案的管理利用，一个侧重存，一个侧重用。

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