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文件和档案是出于不同阶段的同一事物,二者既有密切联系又有显著区别。联系在于文件是档案的前身,是形成档案的基础;区别是文件转化为档案是有条件的,文件的总量远远大于档案的总量,档案只是文件的精华。
文件材料转化为档案的三个必备条件:
1.文件必须办理完毕,承办中的文件不是档案;
2.对日后工作和科学研究等活动有查考利用价值;
3.文件材料需要按照一定规律集中保存起来。
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