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根据国家档案局关于《各级国家档案馆开放档案办法》的规定,各级国家档案馆对开放档案的利用程序作出了具体规定。
1.我国公民和组织利用开放档案的程序
中华人民共和国公民持有身份证或工作证、介绍信,可直接到档案馆利用。
2.港、澳、台同胞和华侨利用国内已开放档案的程序
港、澳、台同胞和华侨利用国内已开放档案,如查取本人及其亲属历史证明,可持本人回乡证或身份证等有效证件,直接到有关档案馆利用;利用其他开放档案,须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍,提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请,说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其他有关情况,并经保存该档案的档案馆同意,就可以利用已开放的档案。
3.外国组织和个人利用我国已开放档案的程序
外国组织和个人利用已开放档案,须按照《档案法》及其《实施办法》以及国家档案局颁布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》的规定办理。凡已经我国有关主管部门的介绍和保存该档案的档案馆同意的,可以直接到各级国家档案馆阅览、复制摘录或以函、电等方式利用已开放的档案。这里的有关主管部门一般指的是我国负责外事工作的部门、外国组织或个人来华的接待单位的主管部门。
具体程序是:外国组织或个人根据与我国各级政府及其工作部门签订的有关文化交流协定利用我国各级国家档案馆的档案,可以通过签订协定的我国有关部门介绍,提前30天向有关档案馆提出申请。以其他途径利用中央级和省级国家档案馆的档案,可提前30天向国家档案局或有关省档案行政管理部门提出申请。申请利用者须说明自己的身份和利用目的与范围及其他相关情况。在利用过程中,须遵守档案馆的有关规定。
利用者到各级国家档案馆利用开放的档案,须服从档案馆的安排,遵守有关的各项规定,对违反者档案馆可视情况给予劝告或进行其他处置。利用中如损坏档案,档案馆可根据档案价值责令利用者进行赔偿,或给予其他处理。
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