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干部人事档案材料收集要遵循以下原则和要求：

一是要将记载干部本人德、能、勤、绩、廉各方面材料收集齐全，使干部人事档案能够反映干部本人的德、能、勤、绩、廉的基本面貌。根据《干部选拔任用条例》和《干部档案工作条例》的规定，收集工作的重点应该包括反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面的材料。

二是收集到的每份档案材料要齐全。系列材料要系统成套，有头有尾；单份材料不缺页、无损坏。

三是收集的材料数量要适当。干部人事档案材料要求严格按照归档需要的数量来收集，凡有正、副本档案要求收集的材料需收集两份，不建副本的只需收集一份，既不要多也不能少。

所谓“规范”，就是要保证档案材料收集工作质量，不能马马虎虎、毛毛糙糙，更不能敷衍了事。具体包括下列六个方面的含义：

一是归档材料必须是属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案。

二是归档材料必须是《干部人事档案材料收集归档规定》确定的归档范围内的材料。随意扩大收集范围，会造成档案庞杂，降低实用性，增加工作量；缩小收集范围，会缺少材料，影响完整性。

举例：入党材料，2014年前以入党志愿书、申请书、转正报告，入党政审党员登记表为主。2014年之后要归入党积极分子培养材料、思想汇报、自传等材料。目前我们在工作中遇到比较多的是缺申请书或缺转正报告，个别缺志愿书的情况，影响干部党员身份的真实性，并且补填志愿书的手续比较烦琐，补充完善相对较难。

三是归档的材料必须是办理完毕的正式材料。

四是归档材料的手续要完备。凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织印章。审(复)查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字；本人见面后未签字的，由组织注明。

五是干部人事档案材料的载体和记录材料应当符合档案保护要求。载体使用A4型的公文用纸。归档材料不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案保护要求的记录材料书写。归档材料填写不规范，手续不完备，材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等重要信息与档案记载或者组织认定结果不一致的，应当重新制作，补办手续。

六是归档材料一般应当为原件，不得使用复制件。但因为客观条件的限制，有三个例外：

(1)各类证书、证件；

(2)全国统考科目成绩单；

(3)补充收集的历史久远的材料。

对这些确需用复制件存档的特殊情况，必须在复制件上注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门的印章，以确保复制材料的真实、有效。取证的材料，要加上取证人、提供人签名、盖章(盖手印)等。