智能档案室

大学数字档案室建设能够全面、科学、高效管理和利用各类档案，满足学校纸质档案和电子档案的收、管、用，对于高校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新提供信息支撑。院校数字档案管理系统建设方案的实施，有利于节省档案存储空间、档案的快速检索和利用、实现高校间档案资料的网络共享，从而形成有序的高校档案信息库。

大学数字档案室建设方案目录：

一、建设背景

二、重要意义

三、建设内容

(一)数字档案室管理系统（信创版）

1、产品优势

2、主要功能

(二)数据库

1、概述

2、产品特点

(三)中间件

(四)OCR识别软件

(五)档案数字化

四、报价表

一、建设背景

学校档案是学校工作和教育教学活动的真实记录和历史反映，是学校发展的历史记录和见证，有着很强的服务效能，在全校工作中有着至关重要的作用。学校档案不仅保存着学校历程的记忆和学校办学成就的辉煌，而且承担着为学校前进发展、规范管理、教育教学的推进提供保障和支撑的艰巨任务。

在科技飞速发展的今天，高校档案工作的存在已不仅是为了教学工作中重要的参考依据，同时也是学生在进入社会后工作、生活、学习的首要资料。

大数据时代的到来对各行各业都产生了一定的影响，具体到档案管理领域，就是在信息量暴增的情况下，传统的档案管理工作已经无法满足大数据时代背景下档案管理的实际需求，对档案管理工作改革创新势在必行。所以新时期学校在组织开展档案管理工作的过程中 也应该积极顺应时代发展趋势，探索档案信息化发展措施，为学校档案管理质量和管理效率的整体性提升提供良好的支持。

在当前档案管理信息技术得到不断发展、档案数量进一步增多的情况下，学校档案的管理也发生了一定程度上的变化。信息化管理形式的出现给档案管理工作的优化造成了一定的冲击，导致档案管理工作中出现了各类缺陷，对档案管理工作的优化开展产生了严重的影响。

现代化信息技术的发展推动了教育体制改革不断向前发展，网络信息技术成为学校运行管理的重要手段，各类电子资源大量增加，促使档案整理工作向着信息化、规范化的方向发展，这也是新形势下学校档案管理工作的必然趋势。学校的档案整理工作要迎合社会的发展趋势，与网络信息技术融合，才能有效的提升档案整理工作的效率，网络管理的应用使新背景下的学校档案整理工作发生了质的变化，当前学校档案管理的主要任务是充分应用信息技术推进档案信息化建设，开发利用档案信息资源，建设具有特色的综合数字档案管理系统，不断创新档案管理与服务机制，满足教学、科研和管理等方面的需要。

高校建设数字档案馆的优势：

1、建设数字档案馆能够促进高校档案管理方式的变化，有利于节省档案存储空间；

2、建设数字档案馆能够促进高校档案利用方式的变化，有利于档案的快速检索和利用；

3、建设数字档案馆是网络共享的前提和基础，有利于实现高校间档案资料的网络共享；

4、建设数字档案馆能够形成有序的档案信息库。

按照2008年教育部国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》要求，实施中华人民共和国教育行业标准JY/T 1006一2012《教育管理信息高等学校管理信息》，建设能够满足学校纸质档案和电子档案管理的档案管理系统，以全面、科学、高效管理和利用各类档案，尤其是电子档案的收、管、用，发挥档案信息资源对学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新这四大功能的信息支撑作用。基本构建起学校档案资源信息化、信息管理标准化、服务利用网络化、档案管理现代化的应用体系。学校信息化档案管理的实施能够为学校档案资源的有效共享和利用提供相应的支持，档案资源的保护能力也会进一步加强，对学校档案管理工作的全面优化产生了一定的积极影响。

二、院校数字档案管理系统建设方案重要意义

学校档案信息化管理有助于提升管理效率。在信息化档案管理工作中，管理人员利用数字技术实施管理工作，在一定程度上突破了传统档案处理的时空限制，在远程操作系统的辅助下，档案管理工作的即时性和有效性得到了显著的提升。并且信息操作系统的应用能够将档案资源的利用情况明确地反映出来，便于档案管理人员对已经借阅档案的追踪管理，提升管理效果，避免档案资源的遗失。

学校档案资源的信息化管理能够进一步拓展资源建设渠道。学校档案信息化管理工作的开展能够进一步拓展学校获取档案资源的途径。一方面学校针对本校档案资源实施信息化管理，应用先进的计算机技术建立完善的档案管理信息化系统，能够为档案的全面搜集整合和集中化管理提供良好的支持，切实增强档案管理效果。同时在实施信息化管理工作后，学校在档案管理工作中坚持开放性原则，能够为教研人员和学生借阅档案资料提供一定的支持，进而也促进教研人员和学 生自觉将相关档案进行归档处埋，档案资源获取渠道得到进一步的拓展。另一方面，针对学校档案管理工作中常常遇到的、部分教研人员不配合档案资料的整合和归档工作作情况，借助信息化管理方式的应用，档案管理人员能够对其进行全面审查并督促其上交，保障档案资料的全面性和完整性。

信息化档案管理系统可以促进档案资源共享。档案资源的信息化管理是建立在信息技术得到飞速发展并且在档案管理工作中得到普及性应用基础上的，其摒弃了传统的管理方式和检索系统，更为便捷和安全，管理通用性也得到了极大的提升，为资源保护共享提供了相应的支持。具体来说，档案管理系统中的技术安全防范系统能够增强档案资源的安全性，为档案管理工作的进一步优化提供更好的支持。其次，档案信息化管理能够借助对网络平台的影响实现整个网络内部的档案共享，为档案资源的有效应用提供了相应的保障，促使学校档案资源管理利用率得到进一步提升。最后，人们在共享和使用档案资源的过程中能够不断发现信息化管理系统中存在的不足之处，档案管理部门也能够及时对数据厍管理系统进行完善，增强管理科学性和可靠性。

三、大学数字档案室建设方案建设内容

(一)数字档案室管理系统（信创版）

1、产品优势

专久智能档案管理系统，有利于机关、团体、企业事业单位和其他组织单位积极推进电子档案管理信息系统建设、加速快速交付并与办公自动化系统、其他业务系统等相互衔接。

·经济性：降低档案管理系统总体建设成本

·标准化：符合国家档案建设规范、标准要求

·内嵌图像扫描、文字识别

·内嵌OFD转换服务和OFD阅读器

·系统权限灵活设置、三员分立

·图形化自定义审批流程

·智能全文检索

·OA在线归档

·自定义多全宗

·四性检测

2、主要功能

（1）文件收集

1）在线接收

在线接收是档案管理系统与OA等第三方系统对接后通过在线方式接收需要归档的电子文件，对符合归档要求的电子文件接收确认操作，不符合归档要求的电子文件进行退回操作，可以查看或修改每条归档的电子文件数据信息。

2）离线接收

离线接收是通过档案管理系统著录或者批量导入的电子文件，对符合归档要求的电子文件接收确认操作，不符合归档要求的电子文件进行修改、删除操作，可以查看每条归档的电子文件数据信息。

3）文件整理

<1> 待组卷文件

待组卷文件的是在线和离线接收的按卷归档的电子文件列表，对于符合要求的电子文件进行组卷操作，对于不符合要求的电子文件进行取消归档和删除的操作，可以查看或修改每条电子文件数据信息。

<2> 待归档

待归档文件是在线和离线接收的电子文件，以及待组卷文件中组卷完成的数据，对于不符合要求的数据，进行取消归档或删除的操作，可以进行修改操作；对于符合要求的数据可以发起审批操作，对于按卷归档的数据可以进行拆卷、合并卷的操作，可以查看或修改每条电子文件数据信息。

<3> 归档中

归档中是待归档文件中发起审批的电子文件列表，可以查看每条电子文件数据信息。

4）归档审批

归档审批是当前登录账号需要审批的移交审批电子文件列表，若同意审批则进行同意操作，若不同意则进行退回操作。在审批过程中，可以进行排案卷号和件号，对于按卷号和件号不符合要求的，进行清空案卷号和件号重排操作。

（以下大学数字档案室建设方案内容略）

以上就是档案系统厂家专久智能关于院校数字档案管理系统建设方案的简要概述，如需要了解完整的大学数字档案室建设方案内容，请联系客服详询。