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档案著录是档案数字化的一个重要环节，是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录包括著和录两种。

一、编制案卷题名

原案卷标题结构不完整、拟写不规范，或与卷内文件内容不符，均应重新拟写案卷标题。

1.每个案卷（除会议文件组合的案卷外）的案卷题名应当准确概括本卷的主要制发机关、内容和文种。

2.标题应文字简练、结构完整、内容概括准确(一般不超过50字)。

3.责任者要书写全称或规范简称。案卷内涉及若干“责任者”的，标写三个主要责任者，不能出现“本局”、“本厅”、“本委”等。

4.不得出现通知、简报之类无检索意义的案卷题名。

二、案卷文件级编目

原卷内文件没有目录、目录编制不全或不规范的，要全部重新编制。每份文件对应一条卷内文件目录。编写卷内文件目录应遵循以下要求：

1.按照卷内文件的排列顺序，逐件编制卷内文件目录。

2.卷内文件著录的文件顺序与卷内文件排列顺序、页码顺序三者须保持一致。

3.每条文件目录应按照卷内文件目录项目顺序填写，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

3.1顺序号：是案卷内文件的排列序号。

3.2文号：凡是原制发文机关编有文号的文件，都应在“文号”栏内标明，组成文号的机关代字、年度代号和发文顺序号，要完整、规范标写，不得随意简省。

3.3责任者：文件的发文机关或署名者。对文件材料的责任者不要随意更改和简化，用单位全称或规范简称

3.3.1会议文件

会议文件中有关领导人讲话的责任者：机构＋职务＋人名

会议讨论文件的责任者：会议名称本身

会议简报的责任者：会议名称本身

3.3.2考察、调研报告的责任者：机构(名称) ＋人名

3.3.3政府令(直接签署领导人的)的责任者：机构＋职务＋人名

3.3.4盖章和落款不是一个单位的文件，责任者：根据文件具体内容填写

3.3.5代章或借章的文件，责任者：根据文件具体内容、形式填写

3.3.6联合发文的文件，责任者：一般应将所有的责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位必须抄录

3.3.7无责任者的白头文件，责任者：根据文件具体内容、形式加以考证填写

3.3.8翻印的文件，责任者：翻印此文件的单位

3.3.9层层转发的文件，责任者：第一个转发者，只体现被转发文

3.3.10团体责任者，责任者：标写2-3个主要责任者

3.4题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件应根据文件内容自拟标题，凡自拟部分应加［］号

3.4.1文件标题的拟定包括责任者、问题(即文件内容)和文种三要素。

3.4.2文件标题的拟定要求语言简练，内容概括准确。案卷中文件标题前后的虚词、谦词、恭词不要照抄。

3.4.3简报式的题名，要对文件内容进行概括总结，不能出现只有“第几期”的情况。

3.4.4会议文件的题名，会议交流、经验性材料要加副标题。

3.5日期：

3.5.1公、私文书为发文时期，决议、决定、公开信为通过或发文时期，如无日期，可参考文件的其他信息考证后填写。

3.5.2年月日用8位阿拉伯数字填写，如：20080808。

3.6页号：卷内文件所在之页的编号，填写每份文件的首页号，最后一份文件应填写该份文件的首页号和末页号，目录中的页号应与文件在卷内的位置保持一致。

3.7备注：文件中需要说明的情况。如文件的破损等情况。

三、案卷级编目

依序著录案卷基本信息：档号、题名、起止时间、件数、页数、保管期限、备注。