行业动态

纸质档案数字化规范之档号编制规则及范例适用于档案馆(室)编制档号，本文件规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

1、档号结构

1.1、2016年以前形成的归档文件，按年度-保管期限分类的档号结构为：全宗号-年度-保管期限-件号，如：001-2010-永久-0001。按年度-保管期限-机构（问题）分类的档号结构为：全宗号-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，如：001-2010-永久-BGS-0001。

1.2、2016年以后形成的归档文件，按年度-保管期限分类的档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号，如：001- WS·2016-Y-0001。按年度-保管期限-机构（问题）分类的档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，如：001- WS·2016-Y-BGS-0001。

2、形成档号的字段应按照以下要求著录：

2.1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用3位阿拉伯数字表示。

2.2、档案门类代码：此字段可不单独进行著录，档号项会自动生成。归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。2016年以前形成的文件可省略档案门类代码。

2.3、机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”或“001”,归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

2.4、年度：为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2016”。

2.5、件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

2.6、保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。2016年以前形成的档案，著录时可按照实体档案保管期限标识。

以上就是专久智能分享的纸质档案数字化规范：档号编制规则及范例，如需要了解更多的档案数字化服务的相关内容，或需要数字档案馆建设方案，请联系客服详询。