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对归档文件进行档案整理时，需严格遵循文件的形成规律，维系文件之间的内在关联。具体而言，在分类方案的最底层类目内，要按照时间并结合事由进行排列。同一事由所涉文件，则依照文件形成的先后次序依次排列。这里的 “时间”，在档案语境中体现为“年度”与“文件形成时间”；“事由”可以是某一具体事件、问题、文种、机关代字或者责任主体等。

1.机关代字排序

一般先依据机关代字的重要程度，拟定先后顺序，重要性高的机关代字排在前列，相对次要的靠后。若难以判定机关代字的重要程度，可自行设定一个固定顺序，如 “X、X 发、X 办发……X 函” 等。

2.二级排序

完成机关代字排序后，进一步依据发文顺序号或文件形成时间展开排列。按发文顺序号排列时，序号小的在前，大的在后；按文件形成时间排列时，则是时间较早的文件在前，较晚的在后。

3.特殊情况处理

针对来文与复文这类特殊情形，为保障文件材料之间的紧密逻辑联系，可适当突破上述常规排列规则，将来文与复文就近排列在一起。

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