行业动态

档案数字化是个技术含量较低的行业，但是处理的数据量较为庞大，而且大多是手工操作，错误率一致居高不下，如何解决这个问题，需要将管理与技术相结合，无论是软件的开发方还是数字化的参与方，都应该想方设法提高数据的准确性，一方面严格按照操作流程进行实施，另一方面将现代化的技术手段融入其中，用软件来检测成果，提高准确性。

1. 数字化扫描的规范性

按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）选择合适的存储格式，以档号为基础对数字图像命名，科学建立纸质档案数字图像的存储路径。

至于选择什么样的存储格式，如何命名，路径如何建立，档案管理部门需要有一个明确的标准，而不能任由数字化加工企业来定，否则参与项目的若干家企业都有一套自身的标准，就会造成档案信息化长远发展的被动。

2. 元数据著录的规范性

需要按照《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T450-2004）等标准规范，确定档案数据库的结构标准、元数据字段、著录的规则等。项目开展前进行技能培训，合格才能上岗，著录过程中严格按照标准规范进行，遇到特殊情况及时反馈，确保著录的准确性、规范性。

①档号组成项需要著录规范，如全宗号、归档年度、保管期限、档案门类代码、实体分类号、项目号、卷/件号等。一般在档案管理软件中“全宗号、归档年度、保管期限、档案门类代码、实体分类号、项目号”可以设置为自动继承，“卷/件号”要能够自动加一。在具体的著录过程中，“保管期限、归档年度”的更迭要注意“卷/件号”是否对应调整。

②“页数、页码”需要填写准确

优秀的档案管理软件不仅仅要有批量挂接原文的能力，同时需要具有检测原文的能力。现在的档案整理规范，无论是以件为单位的档案，还是以卷为单位的档案，都要求编写页码，一方面便于查找利用，另一方面是对档案规范管理的要求。元数据著录的过程，需要将“页数、页码”手工著录进入系统中，由于手工著录，此两码常常会有错误，而且不容易发现错误，如何解决解决就是个难题。原文挂接的过程中，增加统计、匹配能，将原文的数量与著录的数量进行对比，很容易发现问题，进而解决问题。

有的数字化加工企业，还使用了先扫描，后统计页数，再将页数反向导入目录元数据的“页数”中。

3. 批量挂接不会错

经常听到很多同志反应，原文和目录不对应，所见非所得，都在抱怨是挂接的错误，手工挂接或许会有错误，自动化的批量挂接是不会有错误的，如果有错误要么是著录元数据时出错了，要么是数字化扫描的过程出错了。需要规范著录、扫描的全过程，做到有人做、有人查、有人管。

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