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一般，从档案的载体上可以将档案分为纸质档案、声像档案、实物档案、电子档案，从历史的角度还可以将档案分为甲骨档案、金文档案、缣帛档案、简牍档案、石刻档案。通常实物档案指的是印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等，甲骨、金文、缣帛、简牍、石刻也是特定有型物品而且是具有保存价值的实物，也可以算作是实物档案范畴。

模拟信号转变为数字信号，最重要的就是信息的采集，采集的设备需要用到扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频采集卡等。各种设备的型号多样，功能多样，所采集的数字化结果也有很大差异。一般，纸质档案、传统介质照片通过扫描仪采集为数字图像，传统介质录音带通过音频采集卡采集为数字音频，传统介质录像带通过视频采集卡采集为数字视频，实物档案通过三维扫描仪、数码相机、数码摄像机等采集为数字图像、数字视频。

数字化后在计算机中保存的是一个个独立存在的电子文件，这个电子文件可以是数字图像、数字音频、数字视频中的任意一种。按照相关规定，数字图像类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档；三维扫描电子文件以3DS、3DMAX、3DM、FLT、0BJ、WRL、DAE等格式归档。

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